Zo organiseer je een efficiënte meeting

Het belangrijkste op de werkvloer is respect tonen naar je collega’s. Respect kun je tonen door bewust met andermans tijd om te gaan. Vergaderingen, teamoverleg en andere besprekingen snoepen zo de helft van je werkdag weg. Zonde! Met deze tips zorg je ervoor dat de eerstvolgende meeting succesvol maar niet onnodig lang is.

Het moment is van groot belang
Ten eerste is het belangrijk dat je een geschikt moment kiest. Begint de werkdag om 9.00? Dan is 10.00 een onhandige tijd omdat iedereen dan net lekker bezig is. Begin dus of om 9.00 of rooster de meeting in rond de lunch. Een ander goed moment is rond 15.00 in de middag, wel met een flinke bak koffie.

Dit is waarom samenwerken op afstand werkt.

Spreek een tijd af
Houd de tijd in de gaten. Geef collega’s een tijdsindictie zodat ze geen andere belangrijke afspraken plannen, of onrustig worden omdat ze hun email niet kunnen beantwoorden. Een werkoverleg duurt gemiddeld 1 uur. Voor een brainstormsessie kun je rustig de hele middag uittrekken.

Zorg ervoor dat alles op papier staat
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg voor overzichtelijke agendapunten die je stapsgewijs afwerkt. Iedereen in de groep is op de hoogte van de te bespreken punten en kan zo zijn eigen inbreng voorbereiden.

Het duurt maar…
Eindeloze discussies zijn zonde van de tijd en zorgen voor ruis in het overleg. Mocht dit toch gebeuren, zorg dan dat je ruimte voor over en weer gepraat inroostert aan het einde van de meeting.

Pas op met taalgebruik op de werkvloer!

Eind goed al goed
Eindig de meeting met een opsomming van de besproken punten. Zorg dat iedereen weg gaat met duidelijke actiepunten en zorg ervoor dat je deze bij de eerstvolgende meeting weer bespreekt. Zo boek je vooruitgang en heeft niemand het idee dat ze niet verder kunnen.